POLÍTICA GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Objetivo
Definir las políticas para la protección de datos personales que serán adoptadas por Heimcore, alineadas con lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, las cuales se divulgarán a todos los titulares de los datos recolectados en los diferentes procesos de la Cooperativa.

Alcance
Todos los procesos y terceros que almacenen y procesen datos personales.

Definiciones y abreviaturas
Las expresiones utilizadas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.

a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

b) Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

c) Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

d) Dato Público: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

g) Autorizado: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

h) Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

i) Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

j) Titular del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

k) Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

l) Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

m) Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

Principios para el tratamiento de datos personales

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, para su aplicación se tienen en cuenta los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Descripción

Los presentes numerales de la política aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de HEIMCORE. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y aceptado expresamente los presentes términos y condiciones:

1. La entidad HEIMCORE ubicada en la Ciudad de Bogotá D.C., en la Calle 98 #70 – 91 Oficina 202, Centro Empresarial Pontevedra, es la responsable directa del tratamiento de datos personales y la custodia de los mismos, sin embargo, se reserva el derecho a delegar a un tercero para su tratamiento. El tercero encargado del tratamiento de los datos cuenta con políticas y procedimientos definidos que garantizan la protección y confidencialidad de los datos almacenados.

2. Los datos almacenados son protegidos en los diferentes sistemas de acuerdo con las políticas de Seguridad de la información definidas por la entidad, mitigando el acceso no autorizado que permita divulgar, conocer, modificar, eliminar o destruir información almacenada en nuestras bases de datos.

3. La entidad solicitará al titular los datos necesarios a través de medios físicos (Formularios suministrados al titular) o medios electrónicos (página web de Fincomercio), para la prestación de los servicios, adquisición de productos, vinculación y demás procesos requeridos por la entidad, y será informado a través del medio en el que le fueron solicitados.

4. La entidad únicamente podrá suministrar información a los titulares, causahabientes o representantes legales, entidades públicas o administrativas ya sea por funciones legales o por orden judicial, a los terceros autorizados por el titular o la ley.

5. La entidad cuenta con un Encargado de Protección de datos Personales, el cual es responsable de validar de forma periódica el cumplimiento de las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales, en cada uno de los procesos relacionados de la entidad. Dentro de sus funciones se encuentra:

• Identificar y clasificar las bases de datos en las que se recopila información personal (que datos y en donde son almacenados).
• Proveer controles (políticas y procedimientos) que garanticen la seguridad de la información (confidencialidad, integridad, disponibilidad) de las diferentes bases de datos de la entidad.
• Promover herramientas de concientización para la protección de datos dirigidas a los diferentes funcionarios y terceros de la entidad.
• Definir los controles necesarios que garanticen el cumplimiento de las políticas, procedimientos y controles tecnológicos asociados a la Gestión de datos en la entidad.
• Registrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las diferentes bases de datos de la entidad con las políticas y procedimientos de su tratamiento y aseguramiento.
• Integrar la Gestión de datos personales en el proceso de Riesgos de la entidad.
• Gestionar los incidentes de Seguridad de la Información en los cuales se encuentren expuestos datos personales y darlos a conocer al ente regulador.

6. La entidad como responsable de la información y/o encargada del tratamiento cumple con los siguientes deberes:

a) Garantizar al titular, en todo momento el derecho al Habeas data.

b) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias con el fin de controlar accesos no autorizados, pérdida y divulgación de la información.

c) Actualizar o suprimir los datos almacenados siempre garantizando la integridad de los mismos, de acuerdo con lo que estipula la Ley.

d) Tramitar las consultas y reclamos de los titulares de acuerdo con lo estipulado en la ley.

e) Definir un Programa Integral de Gestión de datos personales, el cual está compuesto por políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley en cuanto a Protección de datos personales.

f) Hacer el registro de bases de datos, de acuerdo con las definiciones dadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

g) Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio al momento de que la información de los titulares haya sido expuesta por incidentes de seguridad de la Información (Virus, ataques informáticos, entre otros).

7. El titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Adicional, puede solicitar el registro de autorización para el tratamiento de datos tal como lo menciona el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Tiene el derecho para revocar y solicitar el retiro de sus datos cuando él lo desee o cuando no se cumpla con la política de tratamiento de datos personales. El titular podrá hacer cualquier solicitud  ingresando a nuestra página web w en la sección de PQRSF.

Actualizado el 7 de Marzo de 2023